Doğrudan Temin İhale Usulü ile yapılacak alımlar

1)  Aşağıdaki dilekçe örneklerinden uygun olanı Komisyon Başkanlığına 3 adet teklif ile teslim edilir. Gerekiyor ise dilekçe ekinde teknik şartname düzenlenmelidir.
2)  Harcama isteği Başkanlık tarafından onaylandıktan sonra, yapılacak harcama için alınan 3 adet teklifin fiyat araştırması yapılır.
3)  Yaklaşık maliyet hesap edilerek onay belgesi düzenlenir.
4)  Yapılacak alımın faturası ve banka hesabı bildirim formu malzemelerle birlikte teslim alınır.
5)  Alınan ürünler muayene komisyonu tarafından kontrol edilir.
6)  İşlemlerde eksiklik bulunmuyor ise evraklar Strateji Geliştirme Dairesi Başkanlığı'na gönderilir ve ödeme ilgili firmanın banka hesabına yapılır.

Bilimsel Araştırma Projelerinde Satınalma İşlemleri:

•  BAP Satınalma dilekçesi doldurulur.
•  Alınacak olan malzeme(ler) “Malzeme Alım Listesi” şablonu kullanılarak EK olarak hazırlanır.
•  3 farklı firmadan fiyat teklifleri alınır.
•  Hazırlanan dilekçe ve teklifler BAPK birimine elden ve ıslak imzalı olacak şekilde teslim edilir.

Teklif Formu Hazırlanırken Dikkat Edilecek Hususlar:

•  Teklifler “Teklif Örneği” şablonu kullanılarak hazırlanmalıdır. Hazırlanan tekliflerde firmanın ıslak imzası ve kaşesi olmak zorundadır.
•  Teklifler “Sakarya Üniversitesi Rektörlüğü” başlığı kullanılarak hazırlanmalıdır. Bölüm, birim ve ad-soyadı belirtilmemelidir.
•  Tekliflerde bulunan KDV oranları ve para birimleri(TL, USD, EURO vb…) verilen 3 teklifte de aynı olmalıdır.
•  Teklifler hazırlanırken KDV hariç olacak şekilde düzenlenmelidir.

Satınalma İşlemlerinde Dikkat Edilecek Hususlar:

•  Alınacak malzemenin veya hizmetin adı ve miktarı belirtilmelidir.
•  Hazırlanan dilekçede talep edilen alım türü belirtilmelidir.
•  Demirbaş ve Makine-Teçhizat alımlarında “Teknik Şartname” düzenlenmelidir.
•  Alınacak olan malzeme(ler) “Malzeme Alım Listesi” şablonu kullanılarak EK belge halinde hazırlanmalıdır.
•  EK’ te yer alan malzeme listesi ile tekliflerdeki listede bulunan birim, miktar ve malzeme adı aynı olmak durumundadır.
•  Talep edilen malzeme ya da hizmet Türkiye’ de tek firmadan temin ediliyorsa; “Noterden veya Ticaret ve Sanayi Odasından Onaylı Tek Yetkili Belgesi” ıslak imzalı ve kaşeli olacak şekilde alınarak bir tane teklif ile Satınalma başvurusunda bulunulabilir.

Fatura Hazırlanırken Dikkat Edilecek Hususlar:

•  Faturada belirtilen adres “Sakarya Üniversitesi Rektörlüğü” şeklinde olmalıdır.
•  Dilekçe onaylandığına dair bilgilendirme gelmeden fatura kestirilmemelidir.
•  Fatura tarihi “Dilekçe Onay Tarih” inden sonra olmalıdır. (Aksi takdirde ödeme yapılamamaktadır. )
•  Faturadaki tutarlar ve miktarlar verilen teklifte belirtildiği gibi hazırlanmalıdır.
•  Faturada ilgili firmanın ıslak imzası ve kaşesi bulunmalıdır.